KPI smart working: come avere produttività e wellbeing alle stelle

18 Maggio 2023 in People Experience

La pandemia ha segnato un punto di svolta nell’adozione dello smart working: siamo stati testimoni del passaggio da misura emergenziale a modello di New Way of Working, al quale aspirare per sviluppare una forza lavoro soddisfatta, motivata, ingaggiata – fondamentale quando si parla di Grandi Dimissioni in Italia.  

Sebbene lo smart working faccia ancora una certa fatica a decollare nel Bel Paese se guardiamo soprattutto alle PMI, come afferma l’Inapp secondo cui oggi poco più del 14,9% dei lavoratori usufruisce di questa modalità di lavoro contro un bacino potenziale del 40%, non vi è dubbio che sia il futuro per tutte quelle aziende che vorranno mantenere la propria competitività non solo in termini di employee engagement ma anche di produttività, wellbeing e talent attraction.  

Per questo, è diventato essenziale saper individuare i KPI dello smart working più idonei a misurare come i dipendenti si relazionano con questo modello lavorativo, in modo da rendere più mirata ed efficiente la gestione e valutazione del feedback.  

KPI smart working, perché ripensare il modello di organizzazione del lavoro

Prima di addentrarci nell’analisi dei KPI dello smart working è bene fare una precisazione. Come sottolineato dall’Osservatorio Smart Working del Polimi, non c’è smart working che possa esistere senza un reale ripensamento del modello di organizzazione del lavoro: possiamo distinguere così tra il “vero smart working” – incentrato più sul lavoro per obiettivi che, a fronte di maggiore flessibilità, responsabilizza i collaboratori sui risultati da ottenere – e la semplice remotizzazione delle attività, ancorata al modello del telelavoro. 

Una differenza che genera, però, benefici sostanziali sia per il management che per i dipendenti: applicando il modello “reale” di smart working, si assiste al miglioramento del tasso di coinvolgimento dei dipendenti, all’aumento della produttività e al calo del turnover rate, fino alla riduzione dei livelli di emissione di CO₂. Viceversa, il rischio di un approccio poco programmato e con obiettivi non ben definiti è quello di generare un impatto negativo su tutta l’organizzazione. Proprio per questo, è fondamentale comprendere se si è sulla strada giusta nell’adozione dello smart working monitorando dei KPI ben definiti. 

KPI smart working, cosa sono e quali monitorare

In piena ottica di Continuous Performance Management, i KPI dello smart working sono indicatori puntuali atti a fornire alla Direzione HR un riscontro relativo ai reali livelli di adozione del lavoro smart.  

Attraverso la creazione di dashboard ad hoc contenenti criteri quantitativi e qualitativi, i KPI dello smart working possono essere suddivisi in quattro gruppi, ognuno dei quali corrispondente a una specifica leva progettuale:  

1. Work Model, relativa alle policy organizzative legate all’implementazione del lavoro agile; 

2. Tecnologie, una leva che mira a identificare il livello di adoption dei nuovi strumenti di comunicazione e collaborazione a distanza e quali problematiche possono emergere; 

3. Spazi Fisici, ovvero un insieme di indicatori che misurano il layout e l’adeguatezza della (ri)configurazione delle aree di lavoro; 

4. Leadership & Culture, sotto cui ricadono quelle metriche atte a misurare l’impatto dello smart working a livello di sviluppo delle persone e di formazione di nuove competenze, con relativo grado di soddisfazione.  

Questi indicatori possono chiarire se lo smart working stia realmente impattando sui comportamenti delle persone e sul relativo wellbeing, indicando al contempo se i loro livelli di performance e produttività sono ottimali. Andiamo più nel dettaglio. 

KPI smart working, 3 indicatori principali per Work Model

Tra i KPI dello smart working relativi al modello di lavoro, possiamo citare: 

• Giornate di Remote Working al mese in media a persona. Obiettivo del KPI è analizzare l’adeguatezza del modello di New Way of Working adottato dall’organizzazione. 

• Distribuzione in percentuale dei giorni Remote Working nella settimana. Obiettivo del KPI è rilevare la preferenza dei collaboratori nella scelta delle giornate di Remote Working. 

• Tasso di turnover complessivo annuale. Obiettivo del KPI è valutare l’impatto del modello di New Way of Working adottato sulla rotazione dei collaboratori in azienda. 

KPI smart working, 3 indicatori principali per Tecnologie

Tra i KPI dello smart working relativi alla dotazione tecnologica facciamo riferimento a: 

• Livello di soddisfazione sulla dotazione hardware. Obiettivo del KPI è valutare la percezione di adeguatezza degli strumenti hardware forniti dall’organizzazione. 

• Livello di soddisfazione sulla dotazione software (ad esempio con Booking App, Teams, Sharepoint). Obiettivo del KPI è valutare la percezione di adeguatezza degli strumenti software forniti dall’organizzazione. 

• Numero incident su strumenti adottati. Obiettivo del KPI è misurare il funzionamento dei nuovi strumenti introdotti analizzando i ticket lavorati e aperti al giorno. 

KPI smart working, 3 indicatori principali per Spazi Fisici

Tra i KPI dello smart working relativi agli spazi fisici analizziamo:  

• Rapporto tra spazi prenotati e disponibili. Obiettivo del KPI è valutare l’adeguatezza della numerosità delle sale riunioni e postazioni rispetto alle esigenze dei collaboratori. 

• Impatto dei nuovi spazi sulle attività svolte. Obiettivo del KPI è identificare la rispondenza degli spazi alle esigenze professionali dei collaboratori. 

• Soddisfazione rispetto a benessere e comfort. Obiettivo del KPI è analizzare la qualità percepita degli spazi fisici da parte dei collaboratori. 

KPI smart working, 3 indicatori principali per Leadership & Culture

Tra i KPI dello smart working relativi all’ultima leva progettuale, citiamo: 

• Livello di soddisfazione legato alla formazione. Obiettivo del KPI è valutare la rispondenza delle attività formative erogata alle esigenze di dipendenti e manager. 

• Trust Index. Obiettivo del KPI è analizzare l’impatto del modello di New Way of Working adottato, con particolare riferimento al livello di fiducia delle persone nei confronti dell’organizzazione. 

• Innovation Index. Obiettivo del KPI è analizzare l’impatto del modello di New Way of Working adottato, con particolare riferimento alla capacità di innovazione. 

In questa prospettiva, si rivela efficace predisporre delle dashboard puntuali, capaci di fornire una visione unificata sulle metriche monitorate e rendere chiaro dove e come agire per consolidare e migliorare il livello di coinvolgimento, benessere e produttività delle persone – un elemento chiave, dunque, parte di una strategia puntuale di HR data analytics.