Comunicazione interna aziendale, cosa funziona e cosa no

18 Luglio 2023 in People Experience

In un particolare momento storico nel quale il mondo del lavoro vive profondi cambiamenti e le imprese faticano nel trattenere i propri talenti – sono ben 1,6 milioni le dimissioni registrate in Italia nei primi nove mesi del 2022 secondo il Ministero del Lavoro (+22% rispetto allo stesso periodo del 2021) − la comunicazione interna aziendale si rivela uno strumento strategico per rafforzare l’employee engagement e rinsaldare, o in certi casi costruire da zero, il rapporto di fiducia tra azienda e lavoratori sulla base della trasparenza, della chiarezza, della condivisione degli obiettivi e, soprattutto, dei valori. 

Comunicazione interna aziendale, perché è diventata cruciale

Come riporta un recente studio di EY, la pandemia, il contesto geopolitico e gli shock affrontati negli ultimi tre anni hanno portato alla luce il valore della comunicazione interna aziendale per il 54% dei responsabili intervistati, specialmente in ottica di Grandi Dimissioni: saper comunicare con le persone in azienda si rivela infatti un’arma vincente per arginare un problema sempre più rilevante. 3 sono gli aspetti maggiormente evidenziati da chi ha visto crescere l’attenzione verso la comunicazione interna aziendale:  

1. il primo riguarda la ridefinizione dei modelli di comunicazione funzionali al lavoro a distanza e, più in generale, il ripensamento di un modello di comunicazione capace di andare oltre gli eventi fisici e di creare nuove e diverse occasioni di incontro, confronto e dialogo sia all’interno dell’azienda che all’esterno; 

2. il secondo, strettamente legato al primo, si focalizza sulla crescita del livello di digitalizzazione aziendale e della capacità di utilizzo di strumenti digitali, in cui la mappatura delle competenze è decisiva per investire nei giusti percorsi di sviluppo;  

3. il terzo riguarda i cambiamenti a livello di contenuti veicolati e di rilevanza della qualità del dato e della sua fonte. In questo caso, si tratta di costruire un ecosistema integrato di canali e strumenti di comunicazione interna mirati a creare un employee journey fluido ed efficiente – si pensi ai Q&A chatbot che, dotati di Intelligenza Artificiale (AI), trasformano le FAQ in un’esperienza interattiva (ad esempio, per tutte quelle domande relative all’onboarding o alla gestione dei benefit) oppure alle piattaforme per la rilevazione del sentiment dei dipendenti sulla base delle loro conversazioni. 

Comunicazione interna aziendale, 5 benefici chiave

La comunicazione interna aziendale può determinare il successo di un’organizzazione influendo sensibilmente sul livello di coesione e collaborazione e riuscendo così a spingere la squadra verso il raggiungimento di obiettivi comuni. Ecco i 5 principali vantaggi. 

1. Stimola il senso di appartenenza. Una buona comunicazione interna aziendale che veicoli i valori aziendali ed attorno ad essi crei unione e condivisione di pensieri ed azioni genera uno spontaneo senso di appartenenza che si riflette positivamente anche nell’attività lavorativa motivando i dipendenti a dare il meglio di sé.  

2. Aumenta l’employee engagement. Essere costantemente informati su come l’organizzazione si sta muovendo e verso dove sta andando, essere ascoltati, condividere successi come momenti di maggiore difficoltà in maniera trasparente, consentono alle persone di sentirsi parte di un progetto aumentando il loro livello di coinvolgimento. 

3. Aumenta la produttività. Conseguenza naturale di quanto appena indicato è l’aumento della produttività. È ormai assodato come dipendenti più coinvolti siano disposti a investire più energie nell’attività lavorativa facendo salire l’asticella della produttività. 

4. Diminuisce il tasso di turnover. Sono diversi i motivi che possono spingere un collaboratore a ricercare nuove opportunità di lavoro: tuttavia, se il legame con l’azienda è forte e profondo, il livello di turnover ne risentirà positivamente.  

5. Aiuta nella gestione del cambiamento. Oggi le organizzazioni sono chiamate ad affrontare cambiamenti profondi nel loro modus operandi, dai servizi e prodotti offerti alle politiche di retribuzione. Una comunicazione interna efficace contribuisce a ridurre dubbi e incertezze supportando i dipendenti, resi consapevoli, ad adattarsi con successo ai cambiamenti. 

Comunicazione interna aziendale, quali sono i canali più efficaci

Non esiste una ricetta perfetta: tutto dipende dalle abitudini e dalle scelte della singola organizzazione. Allo stesso tempo, è intuitivo come i canali scelti nella strategia di comunicazione interna aziendale e il loro corretto utilizzo ne determinino parzialmente i risultati.  

Ad esempio, investire nella produzione di un house organ cartaceo – il magazine aziendale – può aver senso nel caso di workplace dove ancora non è stato sviluppato un modello di lavoro ibrido, ma avrebbe poco senso nel caso di team agili e operanti da remoto. Allo stesso modo, organizzare frequentemente riunioni in presenza per tutti i dipendenti si rivela inefficace per una comunicazione che potrebbe avvenire per via telematica.  

Quindi, cosa funziona nella comunicazione interna aziendale? La risposta è semplice: tutto ciò che è facilmente fruibile e che consente una reale interazione bottom-up, ossia da parte dei dipendenti nei confronti dei livelli più alti della gerarchia aziendale, e capace di creare coinvolgimento sincero e senso di appartenenza.  

Il formato digitale da questo punto di vista è un alleato fondamentale. Questo, però, non significa escludere tutto ciò che prevede un contatto in presenza, essenziale nel consolidare relazioni, ma impone che l’equilibrio tra i differenti canali vada rivisto e implementato sulla base delle nuove modalità di lavoro e di esigenze e interessi dei lavoratori. 

Presta attenzione a posta elettronica e videocall per la comunicazione interna aziendale

Vediamo in prima battuta il ruolo della posta elettronica. Certamente l’e-mail è un canale ideale per gestire le diverse comunicazioni (quali top-down, peer-to-peer o all’interno di team di lavoro) per la sua immediatezza e velocità nel raggiungere anche una vasta platea di persone.  

Tuttavia, bisogna tenere presente che, con la remotizzazione del lavoro, la casella di posta di un dipendente può arrivare a raggiungere anche le oltre 100 e-mail ricevute al giorno. Il rischio di sovra-comunicazioni è evidente: il messaggio potrebbe non essere letto in tempo o passare in secondo piano, soprattutto nel caso in cui sia noto che l’azienda faccia uso indiscriminato dello strumento per qualsivoglia comunicazione.  

Un discorso analogo va fatto per le videoconferenze. Sono sicuramente imprescindibili in una prospettiva più strategica istituzionale, per esempio in occasione di comunicazioni che riguardano strategie e risultati aziendali, e si rivelano idonee anche per un uso più informale e per creare momenti di svago tra i membri di un team, a partire da virtual coffee periodici. Attenzione però a non abusarne, dato il ricorso a questa tecnologia come strumento abituale di lavoro. 

Sfrutta i formati alternativi per la comunicazione interna aziendale

Video e podcast sono un’alternativa efficace per veicolare messaggi mirati (come quelli provenienti direttamente dal CEO), perché riescono ad ingaggiare maggiormente le persone con un contenuto audio di breve durata e che può essere fruito in autonomia – al pari di quanto accade nel microlearning. D’altra parte, sussiste il rischio per cui la popolazione aziendale non venga a conoscenza della comunicazione simultaneamente: per tale ragione è sconsigliabile impiegare questi formati per annunci time-sensitive. Si raccomanda anche la brevità se si punta all’efficacia del messaggio. 

Infine, canali come Intranet e social media aziendali sono ideali per stimolare il confronto costruendo conversazioni bidirezionali, specialmente se ben pianificati e combinati con altre tipologie di comunicazione e iniziative di ingaggio: al di là del ricorso a una newsletter di contenuti a cadenza periodica, una strada da percorrere potrebbe includere dei social contest atti a promuovere team working e belonging, così come app per rafforzare la motivazione, sostenere il benessere psicofisico dei dipendenti e accompagnarli anche nel loro sviluppo personale e professionale all’interno dell’organizzazione.  

In definitiva, al di là degli strumenti digitali e dei canali più idonei per un’efficace comunicazione interna aziendale, è fondamentale mettere in atto una strategia che consideri non solo le iniziative che si intende avviare, ma soprattutto i livelli di engagement dei collaboratori e la loro vicinanza e affezione ai valori aziendali.