Responsabile della conservazione as a service: tutti i vantaggi del servizio di P4I

28 Settembre 2022 in Digital Law

Il sistema di conservazione digitale dei documenti informatici coinvolge una serie di soggetti ai quali la legge specificamente attribuisce compiti determinati e precise responsabilità: fra di essi spicca il Responsabile della conservazione. Vediamo in dettaglio di cosa si occupa. 

La figura del Responsabile della conservazione era già disciplinata dal D. Lgs. n. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale (“CAD”), nonché dal DPCM 3 dicembre 2013 (“Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”), poi abrogato dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” AgID del maggio 2021 e ss.mm. (di seguito “Linee Guida sui documenti informatici”). 

In sostanza, si trattava di un soggetto strategico nella definizione delle politiche di conservazione dei documenti informatici che, operando d’intesa con il responsabile della sicurezza e della protezione dei dati personali, avrebbe dovuto gestire il processo di conservazione e assicurare che i sistemi fossero conformi a quanto stabilito dalla normativa tempo per tempo vigente.  

Chi è il Responsabile della Conservazione Documentale? 

Il Responsabile della Conservazione Documentale è una figura chiave all’interno delle organizzazioni, incaricata di garantire la corretta gestione, archiviazione e conservazione dei documenti digitali e cartacei nel rispetto delle normative vigenti. Questo ruolo implica la supervisione delle procedure di conservazione, assicurando che i documenti siano mantenuti in condizioni di integrità, autenticità e reperibilità nel tempo.  

Il responsabile deve possedere una profonda conoscenza delle normative in materia di conservazione digitale, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID, oltre a competenze tecniche per l’implementazione di sistemi informatici adeguati. Inoltre, collabora strettamente con altri dipartimenti aziendali, quali IT, legale e compliance, per sviluppare politiche di conservazione che rispondano alle esigenze operative e di conformità dell’azienda.  

La nomina di un Responsabile della Conservazione Documentale è essenziale per proteggere il patrimonio informativo dell’organizzazione e per garantire la conformità alle normative, minimizzando i rischi di perdita di dati e sanzioni. 

Linee Guida sui documenti informatici: quali implicazioni?

Considerata la sua centralità nel sistema di conservazione, la figura del Responsabile della Conservazione è stata oggetto di grande attenzione da parte del legislatore, che ne ha ulteriormente dettagliato le caratteristiche, i compiti e le responsabilità, da ultimo con l’emanazione delle Linee Guida sui documenti informatici.  

Tali linee guida contengono le regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (per tali intendendosi sia i documenti digitali nativi che i documenti analogici convertiti in formato digitale) e il dettaglio dei compiti affidati ai soggetti a vario titolo coinvolti nel sistema di conservazione digitale. 

Responsabile della Conservazione: Cosa fa? 

Alla luce delle nuove Linee Guida sul documento informatico, è possibile riassumere come di seguito indicato le principali funzioni del Responsabile della conservazione:  

• Definizione del sistema di conservazione digitale, dei suoi requisiti e del processo di formazione e conservazione del documento informatico. Al Responsabile della conservazione è demandata, in particolare, la stesura e l’aggiornamento del Manuale della conservazione, documento informatico che descrive dettagliatamente il funzionamento del sistema di conservazione adottato dall’azienda. 

• Consulenza e formazione. Il Responsabile della conservazione dovrà essere immediatamente informato di qualsiasi attività inerente al sistema di conservazione dei documenti informatici e fornirà il proprio parere in merito a eventuali criticità connesse a vario titolo al sistema di conservazione (a titolo esemplificativo questioni relative all’individuazione della documentazione oggetto di conservazione o alle misure di sicurezza adottate). 
• Garanzia e compliance. Il Responsabile della conservazione riveste un ruolo di garanzia nell’organizzazione del titolare. ossia il soggetto che produce i documenti informatici che dovranno essere conservati. Allo stesso si affida, pertanto, il compito di vigilare sul rispetto della normativa applicabile, in primis rappresentata dalle Linee Guida sui documenti informatici, svolgendo anche degli audit periodici sui sistemi di conservazione. Si consideri anche che la normativa stessa pone una piena ed esclusiva responsabilità in capo al Responsabile della conservazione in merito al corretto funzionamento del sistema di conservazione, tale per cui anche nell’ipotesi di delega a terzi (ad esempio: soggetti interni alla struttura organizzativa in possesso di specifiche competenze ed esperienze; responsabile del servizio di conservazione) delle sue attività, la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione permarrebbe in capo al Responsabile della conservazione medesimo.  

Sulla scorta di quanto sin qui delineato, ben può evincersi come il Responsabile della conservazione debba essere un soggetto dotato di forti competenze specialistiche, non solo giuridiche (per comprendere ed applicare la normativa) ma anche organizzative (essendo chiamato a delineare un sistema efficace e funzionale di gestione documentale) e archivistiche. 

Proprio in virtù della multidisciplinarietà che lo caratterizza, le Linee Guida sui documenti informatici espressamente prevedono che tale ruolo possa essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso delle competenze richieste e previa verifica dell’assenza di conflitti di interesse sia con il titolare che con il conservatore.  

Responsabile della conservazione as a service: perché scegliere P4I

Partner4Innovation fornisce ai propri clienti due tipologie di servizi altamente specializzati: da un lato, quello di Responsabile della Conservazione e, dall’altro, quello di consulente del Responsabile della conservazione – nel caso in cui il Responsabile della conservazione sia un soggetto interno all’organizzazione. 

In entrambi i casi, i professionisti di P4I effettueranno, anzitutto, un’analisi dello stato di conformità del sistema di conservazione digitale in uso: in detta fase si verifica se, rispetto al modello di conservazione adottato e alla natura della documentazione digitale presente in azienda, l’attività di conservazione digitale sia stata svolta correttamente. 

Si passa, quindi, a valutare il contenuto del Manuale della conservazione, al fine di verificarne la conformità a quanto previsto dalle Linee Guida sui documenti informatici. Particolare attenzione è riservata anche all’analisi delle procedure organizzative interne, che definiscono ruoli e responsabilità nell’ambito del processo di conservazione digitale dei documenti. 

Il Responsabile della conservazione as a service, nel modello offerto da P4I, procede inoltre alla programmazione di audit periodici sia nei confronti del titolare medesimo che del conservatore, al fine di verificare se il sistema di conservazione sia conforme ai requisiti tecnico-organizzativi previsti dalle Linee Guida sui documenti informatici e sia altresì dotato delle certificazioni richieste dalla legge. 

Laddove si rilevino delle non conformità, P4I fornisce un supporto specialistico avanzato finalizzato alla revisione delle politiche di conservazione e alla risoluzione delle criticità emerse, garantendo piena conformità alle disposizioni normative vigenti e applicabili in materia.