Responsabile conservazione nel Finance: doveri, norme e best practice 

12 Settembre 2023 in Governance Risk & Compliance As a Service - GRC360

La crescente digitalizzazione delle organizzazioni ha portato il legislatore a prestare sempre maggiore attenzione al tema della conservazione dei documenti. Le norme vigenti richiedono, infatti, ad aziende private ed enti pubblici di garantire determinati standard di conservazione digitale del documento. 

A fronte di detto obbligo, è possibile beneficiare di importanti benefici, sia diretti (legati all’efficacia probatoria dei documenti) che indiretti (ossia legati alla tutela delle informazioni contenute nei documenti medesimi ed alla loro immutabilità nel tempo).  

Allo scopo di agevolare enti e aziende in detto processo è stata introdotta, all’interno dell’art. 44 CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale o D.lgs. 82/2005) la figura del Responsabile della conservazione, che ha il compito di definire e attuare le politiche del sistema di conservazione dei documenti, e ne garantisce la gestione.  

Tale figura riveste un ruolo di grande importanza, soprattutto nel settore finanziario. In questo contesto, la corretta conservazione dei documenti è fondamentale non solo per preservare la corretta conservazione dei documenti nativi informativi, ma anche per garantire la conformità alle numerose normative di settore. Gli istituti finanziari devono adottare precauzioni specifiche nel processo di erogazione dei servizi al fine di proteggersi da possibili contestazioni sulla veridicità dei documenti e dei loro contenuti. 

Chi è il Responsabile della conservazione

Come anticipato, il Responsabile della Conservazione, per come definito dall’art. 44 CAD e dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” è un soggetto dotato di elevate competenze specialistiche, giuridiche, informatiche, organizzative e archivistiche. 

All’interno delle Pubbliche Amministrazioni, il suo ruolo deve essere necessariamente coperto da un soggetto interno all’Ente, mentre le aziende del settore privato possono affidarsi anche a soggetti esterni. 

E’ opportuno evidenziare che il Responsabile della Conservazione non è chiamato a svolgere il proprio ruolo in solitudine: allo stesso, infatti, sono tipicamente affiancati altri professionisti (anche esterni) che possano coadiuvarlo nell’adempimento di determinate attività potenzialmente distanti dai suoi ambiti di competenza (a titolo esemplificativo, a un Responsabile dotato di maggiori competenze tecniche è consigliato affiancare un team di soggetti dotati di competenze specialistiche giuridiche e organizzative). 

Non solo: parte delle attività possono essere anche delegate a uno o più soggetti, per agevolarne lo svolgimento. 

I doveri del Responsabile della Conservazione nel Finance 

L’elenco dei compiti affidati al Responsabile della Conservazione viene analiticamente delineato all’interno delle Linee Guida sulla gestione dei documenti informatici.  

È possibile, ad ogni modo, catalogare detti compiti in quattro principali macrocategorie. 

• Definizione e gestione del sistema di conservazione nel tempo, anche mediante la conduzione di periodica attività di audit sui documenti informatici e sugli archivi, ed individuazione dei diversi attori coinvolti nel processo di conservazione. 
• Predisposizione del manuale di conservazione, ossia del documento informatico all’interno del quale sono illustrate, nel dettaglio, l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione 
• Consulenza e formazione specifica sulle tematiche e sulle criticità connesse, a vario titolo, al sistema di conservazione (quale, ad esempio, l’individuazione delle esatte categorie di documenti che dovranno essere sottoposti a conservazione) 

• Compliance, ovvero la verifica del rispetto, da parte dell’organizzazione, delle prescrizioni contenute nella normativa applicabile e nelle Linee Guida sui documenti informatici 

Responsabile della conservazione: i vantaggi per il settore Finance

Dotarsi di un Responsabile della Conservazione apporta all’organizzazione numerosi vantaggi e le consente di operare conformemente alla normativa di settore, nell’ottica di una progressiva digitalizzazione. 

Ai sensi di legge, infatti, determinati documenti devono necessariamente essere conservati in formato digitale: fatture attive e passive, PEC, e documenti che, in generale, presentano una firma digitale. A ciò si aggiunga che i documenti conservati secondo le indicazioni rese dalle linee guida sono considerati, legalmente, come dotati di efficacia probatoria forte e non possono dunque essere opposti.  

Tuttavia, non è sufficiente che questi documenti siano in formato digitale perché siano effettivamente custoditi secondo le indicazioni rese dalla legge. Affinché possa parlarsi di conservazione digitale è necessario, ai sensi del CAD, che siano adottati processi che garantiscono, nel tempo, una serie di parametri: accessibilità al documento, leggibilità, autenticità (da intendersi come identificazione univoca), integrità e reperibilità. Viceversa, il valore giuridico-probatorio dei documenti sarebbe compromesso. 

È consigliato sottoporre al medesimo processo di conservazione tutti i documenti che possano avere una validità fiscale e legale. La stessa Banca d’Italia identifica, quali rilevanti ai fini della conservazione digitale: 

• le comunicazioni protocollate in arrivo e in uscita, o effettuate internamente; 
• le notifiche – contenenti documenti fiscalmente rilevanti – in entrata e in uscita; 
• le fatture attive e passive; 
• i report dei protocolli giornalieri; 

• i documenti legati alle forniture rese nei confronti dell’organizzazione. 

Di utilità può ritenersi, alla luce dell’efficacia probatoria conferita ai documenti correttamente conservati, anche sottoporre a conservazione digitale tutti i contratti di servizi offerti che non siano dotati di firma qualificabile come “digitale”, ma solo di firma elettronica qualificata.