DPO di gruppo: perché far leva sull’approccio consulenziale

19 Ottobre 2022 in Audit & Compliance

La corretta gestione dei dati personali rappresenta una tematica di assoluto rilievo all’interno dei gruppi internazionali, chiamati a strutturare un modello di gestione complesso che tenga conto non solo delle diverse normative applicabili ma anche del grado di autonomia operativa concessa alle singole società e della struttura organizzativa del gruppo stesso. 

Intrattenendo rapporti con mercati e leggi differenti fra loro, infatti, diventa fondamentale svolgere anzitutto un’attenta disamina dei profili – connessi innanzitutto al rispetto delle prescrizioni contenute nel GDPR e nel Codice Privacy nazionale – che potrebbero influire sulla legittimità dei trattamenti di dati personali ed esporre tutto il gruppo alle sanzioni previste dall’art. 83 GDPR e dagli artt. 166 e ss. Codice Privacy. 

In tale contesto, occorre rivolgersi a Data Protection Officer (DPO) qualificati, che possano rappresentare la figura di riferimento e supporto in tema di dati personali, all’interno dell’organigramma, e fornire una consulenza su più livelli. Proprio a tal fine, P4I fornisce ai propri clienti un servizio di elevata professionalità – sotto il punto di vista legale, tecnico e organizzativo – che permette ai gruppi di imprese di strutturare un modello di gestione coerente con le proprie necessità e conforme agli obblighi previsti dal Regolamento Europeo e dalle diverse norme di volta in volta applicabili su scala nazionale e/o internazionale – come la Personal Information Protection Law (PIPL) cinese, ad esempio. 

DPO di gruppo, dalla teoria alla pratica 

In quanto chiamato a esprimere il proprio parere in merito alle necessità di una specifica realtà imprenditoriale, il DPO di gruppo deve conoscere le distinte peculiarità del contesto in cui opera il Titolare. È per tale motivo che gli esperti di P4I si dedicano all’approfondita conoscenza dell’impresa per cui lavorano, confrontandosi internamente con i diversi dipartimenti operativi al fine di comprenderne l’operatività e intraprendere un percorso di cooperazione con le rispettive figure interne. 

In tal modo, il DPO sarà in grado di fornire al Titolare una consulenza mirata e sagomata sulle sue specifiche necessità, sollecitando la sua attenzione sui profili di criticità eventualmente riscontrati nel trattamento dei dati.  

L’attività di controllo del DPO di gruppo 

Poiché il Data Protection Officer è chiamato, ai sensi dell’art. 39 GDPR, a sorvegliare l’osservanza del regolamento e delle normative nazionali, per il DPO di gruppo sarà necessario svolgere degli audit di monitoraggio e controllo nelle diverse sedi, localizzate anche in Paesi terzi.  

Si pensi, a titolo esemplificativo, al DPO di una holding chiamato a verificare e approfondire come i dati vengono trattati e raccolti a livello locale dalle singole controllate. Poiché gli audit di monitoraggio, in tali ipotesi, devono essere svolti prevalentemente in remoto, si rende necessario ricorrere a soluzioni che consentano di effettuare i controlli in maniera periodica, attenta e ricorsiva. 

Ne consegue che, per individuare le corrette modalità di svolgimento degli audit, il DPO di gruppo deve possedere anche una spiccata sensibilità internazionale, trovandosi a operare con delle barriere non solo geografiche ma anche culturali.  

Ciò innalza il rischio di omissione di informazioni rilevanti da parte dei soggetti intervistati: le soluzioni attuate per l’attività di controllo, dunque, dovranno consentire lo sviluppo di conoscenze e asset, anche internamente, e dovranno essere studiate per inserirsi all’interno delle singole realtà operative e geografiche oggetto di audit.  

DPO di gruppo, l’approccio consulenziale di P4I 

Proprio al fine di rispondere ad ogni esigenza dei propri clienti internazionali, i controlli di P4I sono tipicamente effettuati su 2 livelli – documentale e tecnico, attraverso un’interazione diretta con i referenti aziendali coinvolti. 

Al fine di agevolare le attività di auditing nei gruppi, e attuare attività di sorveglianza effettive e non solo formali, P4I fa uso anche di questionari interattivi, esplicati e facilmente fruibili anche dagli operatori che non hanno una conoscenza della materia, così da evitare l’insorgenza di lacune informative. Per comprovare le affermazioni rese nell’audit, si richiede anche la produzione di evidenze documentali. 

Elevata è poi l’attenzione che i consulenti di P4I ripongono sul tema della formazione, che rappresenta uno dei compiti principali posti in capo al DPO dall’art. 39 GDPR: nei gruppi internazionali, infatti, viene organizzata una formazione di tipo verticale, distinta in base ai settori di appartenenza e alle specifiche tematiche affrontate, in quanto maggiormente efficiente e connessa alla operatività quotidiana. 

Grazie al descritto approccio, di carattere consulenziale e specificamente tarato sulle diverse necessità dei propri clienti, P4I è dunque in grado di fornire ai propri clienti un’assistenza mirata, specializzata e a 360 gradi su tutti i diversi aspetti che coinvolgono il trattamento dei dati personali, supportando il processo di adeguamento dei gruppi di imprese anche per il tramite di strumenti tecnici che consentono di preservare il controllo sui dati e monitorare l’attività posta in essere dalle singole società del gruppo.