ISO 20121 come garantire la gestione sostenibile degli eventi

9 Novembre 2022 in Audit & Compliance

Lo standard internazionale ISO 20121 è il punto di riferimento normativo per le organizzazioni che si impegnano concretamente nel rispetto dei principi della sostenibilità nella progettazione e realizzazione degli eventi.  

In uno scenario economico che attribuisce sempre maggior peso ai parametri ESG –  e in cui spesso ci si scontra con i rischi di green- e social washing –  l’autorevolezza delle azioni che mirano a “minimizzare le conseguenze negative” dei grandi happening e a promuoverne l’impatto positivo non è scontata: a sua conferma servono prove affidabili e inoppugnabili, in alcuni casi ufficialmente certificate. Esattamente ciò che uno standard internazionale è in grado di offrire. 

ISO 20121: perché uno standard diverso dagli altri

Nel dettaglio, la norma ISO 20121 è applicabile ad aziende di qualsiasi dimensione, secondo criteri di grande flessibilità: ad esempio, è possibile certificare un singolo evento, una serie di eventi o tutte le attività. Alla sua base risiede un approccio quasi unico nel mondo degli standard che normano i sistemi di gestione: a differenza dei modelli che focalizzano l’attenzione verticalmente su un tema come qualità, sicurezza o ambiente, il punto di vista in questo caso è orizzontale, occupandosi di tutti e tre i pillar della sostenibilità – sociale, ambientale ed economico. 

A ciò va aggiunta un’ulteriore specificità. La struttura dello standard ISO 20121 può – anzi, dovrebbe – essere estesa a tutti gli attori che partecipano all’organizzazione di un evento. La filosofia di fondo risponde alla volontà di farne sempre più una norma di filiera, nel rispetto di quel rigore etico che è richiesto alle iniziative in ambito ESG: le azioni aziendali di sostenibilità, infatti, si rivelano tanto più efficaci e complete quanto più possono contare sul coinvolgimento degli stakeholder interessati, di cui vengono prese in considerazione aspettative ed esigenze. 

Evento sostenibile: il concetto-base della ISO 20121

Quando e perché nasce lo standard ISO 20121? La norma è stata concepita a favore di tutte quelle organizzazioni che intendano erogare eventi che tengano conto della sostenibilità ambientale, sociale ed economica, con la garanzia del rispetto delle norme cogenti applicabili al contesto di riferimento.  

Le prime discussioni in merito risalgono al 2009, quando viene codificata la definizione di evento sostenibile, identificato come evento ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita (United Nations Environment Programme – UNEP 2009). Nello stesso anno, il British Standard BS 8901 fornisce per la prima volta una serie di linee guida per aiutare la pianificazione e la gestione di eventi sostenibili, con un particolare focus sugli eventuali rischi ambientali, finanziari e sociali.   

Tuttavia, è nel 2012, in occasione delle Olimpiadi di Londra, che si giunge a un vero e proprio standard internazionale aggiornato, in grado di definire i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi. Nasce così la norma ISO 20121.  

Come implementare lo standard ISO 20121

Dal punto di vista tecnico, ISO 20121 è una delle prime normative a rispondere alla struttura HLS (High Level Structure) che ne consente una facile integrazione con i principali standard internazionali quali ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. La norma è infatti il primo standard di settore che introduce una “visione olistica” alla gestione degli eventi, declinandola secondo i tre elementi chiave della sostenibilità (ESG). Inquadrata nel framework HLS, la ISO 20121 viene implementata secondo 4 step:  

• analisi del contesto esterno, ovvero di tutti quegli elementi legati all’ambiente circostante che possono incidere sull’organizzazione (come l’ambiente culturale o politico), e interno, con l’esame della struttura aziendale – ad esempio l’analisi delle politiche messe in campo per il raggiungimento di certi obiettivi e della cultura aziendale;  
• determinazione degli stakeholder interessati all’erogazione dell’evento, con un focus sulle esigenze e le aspettative di queste figure; 

• definizione del campo di applicazione del sistema di gestione, indicando se la norma andrà applicata a un singolo evento, a una parte di esso o a più attività; 
• individuazione di rischi e opportunità associati, in modo che il sistema di gestione sostenibile degli eventi raggiunga lo scopo previsto e si possa prevedere e ridurre eventuali conseguenze indesiderate. 

Una volta definiti gli aspetti ambientali, sociali ed economici di potenziale impatto, è infine necessario accedere alle prescrizioni legali applicabili al contesto organizzativo e successivamente identificare gli obiettivi che dovranno essere monitorati. Naturalmente, l’intera procedura deve essere documentata e condivisa con le parti interessate. 

ISO 20121: i benefici dell’applicazione dello standard…

Per un’organizzazione, adottare un modello di sostenibilità degli eventi può rivelarsi impegnativo, ma estremamente vantaggioso. I benefici dell’applicazione della norma possono avere un impatto positivo non solo internamente – dato che l’impresa viene percepita come virtuosa agli occhi di tutti gli stakeholders con un ritorno reputazionale di un certo calibro – ma anche nei confronti dell’ambiente, dell’economia e della società. 

• Si semplifica e ottimizza l’intera gestione dell’evento. 

• Si rende più sostenibile l’impatto lungo tutta la catena di fornitura dell’evento. 
• Si diffonde una maggior consapevolezza delle tematiche sostenibili da parte della workforce. 
• Si garantisce il rispetto delle norme cogenti applicabili all’organizzazione. 
• Si tutela concretamente la biodiversità. 
• Nuovi, potenziali clienti attenti alla sostenibilità possono avvicinarsi all’organizzazione. 

…e gli impegni richiesti da ISO 20121

L’implementazione dello standard ISO 20121 impone un impegno rilevante all’azienda: raggiungere gli obiettivi stabiliti richiede risorse materiali e umane adeguate allo scopo, così come la diffusione di un approccio sostenibile all’interno della cultura d’impresa, fino al presidio dei processi aziendali e al monitoraggio costante delle attività – specialmente quelle affidate in outsourcing che possono impattare sulla sostenibilità dell’evento stesso.  

L’applicazione del modello va inoltre controllata a intervalli pianificati attraverso degli audit interni, mentre il management deve riesaminare periodicamente l’intero sistema per verificarne continuità, applicazione e adeguatezza.  

Data la complessità delle procedure, l’apporto di una consulenza specializzata su questi aspetti può rivelarsi particolarmente preziosa. L’implementazione dello standard può infatti dimostrarsi uno strumento imprescindibile non solo per la messa a terra di strategie di sostenibilità legate alla realizzazione di eventi, ma anche come primo passo per l’ideazione di strategie di business sostenibili e l’eventuale rendicontazione extra-finanziaria. Applicare la norma con consapevolezza e rigore, dunque, è un passo cruciale.